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1 · Ihr Unternehmen und Ihre Dokumente

1.1 In welcher Branche ist Ihr Unternehmen überwiegend tätig?

Maschinen- / Anlagenbau Bauwirtschaft / Ausschreibungen (LV, Vergabe) Zulieferer / Komponentenhersteller Elektro- / Automatisierungstechnik Öffentliche Verwaltung / öffentlicher Auftraggeber Andere:

1.3 Welche Dokumente prüfen oder erstellen Sie regelmäßig? (Mehrfachauswahl möglich)

Lastenhefte / Pflichtenhefte von Kunden Leistungsverzeichnisse (LV) / Ausschreibungsunterlagen Technische Spezifikationen / Anfragen (RFQ) Normen- und Compliance-Anforderungen Andere:

2 · Ihr aktueller Prozess

2.1 Wie prüfen bzw. bearbeiten Sie Lastenhefte und Leistungsverzeichnisse heute? (Mehrfachauswahl möglich)

Manuell im PDF / auf Papier, mit Markierungen In Word / Excel, Anforderungen von Hand herausgeschrieben Mit einer selbst gebauten Excel-Vorlage / Datenbank Mit einem spezialisierten Anforderungs-/Angebotstool Mit KI-Werkzeugen (z. B. ChatGPT) für einzelne Schritte Gar nicht strukturiert – wird bei Bedarf gelesen Anders:

2.2 Wie viele Personen sind an der Prüfung / Bearbeitung eines Dokuments typischerweise beteiligt?

2.4 Wie arbeiten mehrere Beteiligte aktuell zusammen? (Mehrfachauswahl möglich)

Per E-Mail / Dateiversand hin und her Gemeinsame Excel-/Word-Datei auf einem Laufwerk Besprechungen / Abstimmungsrunden Jeder prüft seinen Teil separat Es gibt keinen festen Abstimmungsweg

3 · Volumen und Aufwand

3.1 Wie viele Lastenhefte / Leistungsverzeichnisse bearbeiten Sie ungefähr?

ca.

3.2 Wie viel Arbeitszeit kostet die Prüfung eines typischen Dokuments – über alle Beteiligten zusammengerechnet?

3.3 Wie hoch schätzen Sie den Anteil reiner „Fleißarbeit“ (Anforderungen heraussuchen, abtippen, sortieren, kopieren) an dieser Zeit?

gering (unter 25 %) etwa ein Drittel etwa die Hälfte mehr als die Hälfte

3.4 Wie oft bewerten Sie ähnliche oder wiederkehrende Anforderungen erneut von Grund auf, obwohl Sie sie in einem früheren Projekt schon einmal beantwortet haben?

sehr häufig – wir fangen fast jedes Mal neu an regelmäßig selten – wir greifen meist auf Altes zurück nie – wir haben dafür eine gute Wissensbasis

4 · Risiken und Schmerzpunkte

4.1 Ist es schon einmal vorgekommen, dass eine Anforderung übersehen wurde und dadurch Mehrkosten, Nacharbeit oder Streit mit dem Kunden entstanden sind?

Ja, das ist uns schon passiert Beinahe – wir haben es gerade noch rechtzeitig bemerkt Nicht dass ich wüsste Ausgeschlossen ist es nicht

4.2 Wo drückt bei der Lastenheft-/LV-Bearbeitung aktuell der Schuh am meisten? (Mehrfachauswahl möglich)

Zu zeitaufwendig / bindet zu viele Fachleute Fehleranfällig – Anforderungen gehen unter Unübersichtlich – kein Überblick über den Stand Schlechte Nachvollziehbarkeit (wer hat was entschieden?) Wissen hängt an einzelnen Köpfen Angebotsabgabe dauert zu lange / Fristen werden knapp Andere:

4.3 Wie wichtig sind Ihnen die folgenden Punkte? (bitte je Zeile auswählen)

	wichtig	teils/teils	unwichtig
DSGVO-Konformität / Datenschutz
Deutscher Anbieter / digitale Souveränität
Betrieb on-premises oder in eigener Cloud möglich
Nachvollziehbare Dokumentation für Audits
Geringer Einführungsaufwand
Planbarer, transparenter Preis

5 · Ziel und nächster Schritt

5.1 Was möchten Sie an Ihrem heutigen Prozess am ehesten verbessern?

5.2 Nutzen Sie aktuell bereits ein Tool zur Anforderungs-/Angebotsprüfung – und wenn ja, welches?

5.3 Wie möchten Sie Ihre kostenlose Auswertung erhalten?

Per E-Mail als kurzes Ergebnis-Dokument In einem kurzen Online-Gespräch (ca. 20 Min.), gemeinsam besprochen

5.4 Möchten Sie uns sonst noch etwas mitteilen?